متدلوژی XP عضوی از خانواده‌ی متدلوژی‌های توسعه‌ی چابک نرم‌افزار[1] است که در سال 1999 توسط Kent Beck معرفی شد. هدف از ارائه این متدلوژی افزایش کیفیت نرم افزار و افزایش توان پاسخ‌گویی به تغییرات مستمر نیازمندی‌های مشتریان عنوان شده است. این متدلوژی مانند سایر متدلوژی‌های چابک، از انتشارهای زود به زود استقبال می‌کند و توصیه می‌کند تا توسعه محصول به چرخه‌های کوچکتری از فعالیت توسعه شکسته شود. این کار باعث می‌شود تا بهره‌وریِ فعالیتِ توسعه، بهبود یابد و برای تیم توسعه فرصتی پدید آید تا مسیر خود را با نیازمندی‌های در حال تغییر و تکمیل مشتریان منطبق کند.

متدلوژی XP پنج موضوع را به عنوان ارزش[2] به رسمیت می‌شناسد[3].

این ارزش‌ها عبارتند از:

  • ارتباطات[4]
  • میل به سادگی[5]
  • دریافت بازخورد[6]
  • داشتن شجاعت[7]
  • رعایت احترام[8]

ارزش ارتباطات

 فارغ از اینکه چه متدلوژی برای توسعه نرم افزار انتخاب می‌کنید، وجود ارتباطات و تعاملات[9] مناسب، قطعاً یک عامل کلیدی برای موفقیت پروژه‌ است.

توسعه نرم‌افزار مستلزم برقراری، حفظ و تقویت ارتباط بین توسعه دهندگان نرم افزار و کسانی است که نیازمندی‌های کاربران را نمایندگی می‌کنند. در متدلوژی‌های چابک توصیه شده تا بیشتر به ارتباطات کلامی و رو در رو بها داده شود. ارتباط کلامی یا در نوع عالی‌تر آن، گفتگوی رو در رو می‌تواند سریع شروع شود و به نسبت دیگر روش‌های ارتباط، به طرفین کمک کند تا در زمان کوتاه‌تر و به شیوه‌ای موثرتر به فهم مشترک از موضوع مورد گفتگو برسند. برای مثال تصور کنید که مذاکرات هسته‌ای بین ایران و 1+5 اگر با نامه‌نگاری یا حتی گفتگوی تلفنی انجام می‌شد چه پیشرفت کندی داشت.

ارتباط خوب بین همه‌ی دست اندرکاران یک پروژه نرم افزاری اعم از ذینفعان، نمایندگان نیازمندی‌های کاربران، تحلیل‌گران، توسعه‌دهندگان، آزمون‌گران، باعث می‌شود تا فهم مشترکی از سیستم به دست بیاید. فهم مشترکی که باید هر چند وقت و البته زود به زود از تطابق آن با نیازمندی‌های واقعی کاربران سیستم، مطمئن شویم و در صورت انحراف از مسیر صحیح، نسبت به تصحیح مسیر اقدام کنیم. برای رسیدن به این فهم مشترک، XP ترجیح می‌دهد که طراحی‌ها ساده باشند، همکاری مشترک کاربران و توسعه دهندگان بیشتر شوند، ارتباطات، کلامی[10] باشند و حتماً از مکانیسم‌هایی برای دریافت بازخورد استفاده کرد.

در این نوشته می خواهم به طور ویژه به بررسی چند و چون ارتباطات کلامی خوب بپردازم و سعی کنم برای این پرسش که ویژگی‌های یک ارتباط کلامی خوب چیست، پاسخی ارائه کنم. به راستی، چه رفتارهایی می‌تواند ارتباطات برون تیمی یا درون تیمی را مختل کرده و ثمر بخشی آن را کاهش دهد؟ نشانه‌های وجود ضعف یا قوت ارتباطات اعضای تیم چیست؟ در متدلوژی XP آنجا که به توضیح ارزش ارتباطات پرداخته شده است، گفته شده که: "we communicate face to face daily". چگونه می‌توان این ارتباطات رو در رو و روزانه را به فعالیتی سودمند تبدیل کرد و راندمان آن را افزایش داد؟

 

ارتباطات کلامی

اثربخشی یک رابطه‌ی کلامی، متاثر از مهارت‌های شخصی – فردی مانند استفاده از کنش‌های غیر کلامی[11]، مهارت‌ در شنیدن، توضیح دادن و شفاف‌سازی است. وضوح و شفافیت بیان، رعایت سکوت و حفظ توجه، رعایت بعضی نکات آداب معاشرت، همگی به شکل گیری ارتباطات کلامی موثر کمک می‌کنند.

توضیح: منظور از "ارتباط" یا "رابطه" در این نوشته، هر نوع گفتگو اعم از گفتگوی دو نفره یا چند نفره، حضوری یا از راه دور، جلسه‌ی درون تیمی و یا با حضور افراد خارج از تیم است.

شروع گفتگو

طرفین گفتگو، در شروع رابطه انتظارات خاصی دارند و یا مایلند تا هنجارهای خاصی رعایت شود. این انتظارت باید مورد توجه قرار گرفته و به آنها به نحو مناسبی پاسخ داد. بی توجهی به این انتظارات، از سودمندی گفتگو کم، و یا دست کم پیشرفت آن را کند خواهد کرد. برای شروع گفتگو، رعایت تشریفات و خوش‌آمد گویی می‌تواند تاثیر مثبتی داشته باشد. رعایت تشریفاتی مانند دست دادن و معرفی کردن، تماس چشمی و یا صحبت درباره موضوعات عمومی مانند آب و هوا و ... می‌تواند نویدبخش گفتگویی گرم و صمیمی برای طرفین باشد. خوش و بش کردن، راحت نشستن و داشتن چهره‌ای متبسم، می‌تواند تاثیر مشابهی داشته باشد.

گرم کردن گفتگو

استفاده از کلمات دارای بار مثبت همراه با حرکات بدون کلام، مانند حرکات سر و دست، تن صدا، و حفظ تماس چشمی از جمله کارهایی است که می‌تواند فضای گفتگو را گرم و طرف مقابل را برای گفتگو با انگیزه‌تر کند. گرم بودن فضای گفتگو باعث می‌شود تا:

  • طرف‌های گفتگو به مشارکت در بحث تشویق شوند.
  • طرف‌های گفتگو به آنچه که دیگران می‌گویند علاقه نشان دهند.
  • حس ترس و اضطراب برای صحبت کردن کاهش یابد و طرفین اعتماد به نفس بیشتری پیدا کنند.
  • نشانه‌ای از گشاده‌رویی طرفین گفتگو و انتقاد‌پذیری ایشان باشد.
  • احساساتی مانند کم‌رویی یا خشم در خود و دیگران کاهش پیدا کند.

شنیدن موثر

شنیدن موثر و فعالانه، مهارت بسیار مهمی است که نداشتن آن باعث می‌شود تا ارتباطات مختل و نهایتاً بی‌فایده شوند. توجه به نمودار زیر گویای اهمیت این موضوع است:

تحقیقات[12] نشان می‌دهند که افراد به طور میانگین 70 درصد زمان خود را به نحوی صرف ارتباط گیری می کنند. 45 درصد این زمان را در حال شنیدن هستیم در حالی که فقط 30 درصد زمان مشغول صحبت کردن هستیم. با توجه به این نکته می‌توان پی برد که اگر شنیدن ما فعالانه و موثر نباشد چه اختلالی در برقراری رابطه پدید می‌آید. در چنین شرایطی است که دیالوگ به مونولوگ تبدیل می‌شود و فضای گفتگو پر از کلمات دستوری می‌شود. توجه کنیم که بیشتر ما به عنوان یک طرف گفتگو، غالباً انرژی خود را صرف این می‌کنیم که چه بگوییم به جای اینکه انرژی را صرف شنیدن چیزی کنیم که دیگران می‌خواهند بگویند.

بنابراین هر چند شنیدن فعالانه، مهارت مستقلی محسوب می‌شود، اما برخورداری از این مهارت برای داشتن یک رابطه‌ی موثر ضروری است.

رعایت نکات زیر به شنیدن موثر و فعالانه کمک می‌کند:

  • تدارک یک محیط آرام برای گفتگو می‌تواند رسیدن به هدف گفتگو را تسهیل کند. یک اتاق با هوای مطبوع و بی سر و صدا مثلا!
  • آمادگی داشتن برای شنیدن
  • داشتن یک ذهن باز، بدون جبهه‌گیری قبلی و توجه به مبانی و پیش فرض‌های اساسی بحث.
  • حذف عوامل مزاحم و حواس پرت کن (مانند تلفن همراه)
  • پرهیز از قضاوت زودهنگام تا پیش از دریافت همه‌ی پیام.
  • سعی در بصری سازی مفاهیم.
  • هنگام صحبت کردن دیگران، سعی نکنید که به پرسش بعدی خود فکر کنید.

مهارت پرسیدن

مهارت پرسیدن، مهارتی کلیدی برای برقراری یک ارتباط خوب است. خوب پرسیدن می‌تواند فعالیت‌های زیر را تسهیل کند:

  • بدست آوردن اطلاعات
  • شروع کردن گفتگو
  • ارزیابی آنچه که فرا گرفته‌ شده.
  • خواستن از فردی دیگر برای شرکت در گفتگو.
  • درخواست حمایت و یا جلب موافقت.

انواع پرسش:

پرسش‌های بسته:

پرسش‌های بسته، پرسش‌هایی هستند که پاسخ یک یا دو کلمه‌ای می‌طلبند (معمولاً بله یا خیر). این پرسش‌ها حوزه جواب را محدود می‌کنند. مثلاً آیا کاربر می‌تواند با اکانت گوگل خود وارد سیستم شود؟ آیا کاربر دارای نقش X می‌تواند به گزارش R دسترسی داشته باشد؟ درست است که این نوع پرسش‌ها با هدف کنترل فضای گفتگو از سوی پرسشگر مطرح می‌شوند، اما اگر می‌خواهید طرفین بحث را به گفتگو ترغیب کنید این گونه پرسش‌ها شما را به نتیجه دلخواه نمی‌رساند. با این حال، طرح پرسش‌های بسته می‌توانند وقتی که در شرایطی که نیازمند دریافت اطلاعات دقیق و شفاف هستید، مفید باشند.

پرسش‌های باز:

پرسش‌های باز، گستره‌ی پاسخ ممکن را وسیع‌تر می‌کند و پاسخ‌شان نیازمند بحث‌ بیشتر و ارائه جزییات کامل‌تر است. مثلاً: آیا در اسپرینت قبلی به اهداف تعیین شده رسیدیم؟ در اسپرینت قبلی چه عواملی باعث شد تا هدف اسپرینت به صورت کامل تحقق نیابد؟ این پرسش‌ها فضای گفتگو را بازتر می‌کنند و به همه طرف‌های گفتگو اجازه می‌دهد تا نظر خود را بیان کنند و به این ترتیب فضای بحث و گفتگوی بازتری فراهم می‌شود.

نشان دادن عکس العمل

نشان دادن عکس العمل‌های مناسب به طرف مقابل گفتگو در واقع نوعی ارائه بازخورد در خصوص مطلب گفته شده توسط گوینده است. دانستن اینکه عکس العمل ما در حالت‌های مختلف چگونه باشد مهارتی است که در طیف وسیعی از انواع گفتگوها (تیمی، فردی، تجاری، دوستی و ...) مفید و کاربردی است. یک عکس العمل مناسب می‌تواند این باشد که چکیده‌ی پیام گوینده را به زبان خودتان بیان کرده و از وی بخواهید که دریافت شما از محتوای پیام را تایید یا تصحیح کند. گفته‌اند: "مستمع صاحب سخن را بر سر ذوق آورد". نشان دادن عکس العمل مناسب مهارت مهمی است زیرا:

  • می توانید مطمئن شوید که مطلب بیان شده توسط طرف مقابل را به وضوح درک کرده‌اید.
  • گوینده مطمئن می‌شود که مطلب گفته شده به درستی به مخاطب رسیده و مخاطب همان چیزی را درک کرده که منظور گوینده بوده است.
  • نشان دادن عکس العمل مناسب به طرف مقابل این حس را منتقل می‌کند که گفته‌های وی مورد توجه و احترام قرار گرفته است.
  • این حس را به طرف مقابل منتقل می‌کنید که نقطه نظرات دیگران برای شما اهمیت دارد.

جمع بندی کردن

جمع بندی فعالیتی است با هدف بررسی اجمالی نکات کلیدی بحث یا مسائل حل نشده. لذا جمع بندی فرصتی برای طرفین بحث فراهم می‌کند که بتوانند به مرور مباحث طرح شده  بپردازند و توافقات بین خود را تا حال حاضر، مرور کنند. همچنین جمع بندی خوب می‌تواند برای تعیین گام‌های بعدی گفتگو موثر و مفید باشد. 

خاتمه ارتباط

حرکات ظریفی وجود دارند که مانند سیگنال برای پایان گفتگو یا جلسه به طرف مقابل ارسال می شوند. مثلاً قطع کردن تماس چشمی، از جا بلند شدن، چرخاندن بدن به اطراف، نگاه کردن به ساعت یا بستن دفترچه یادداشت، می‌توانند حاوی این پیام باشند که طرف مقابل می‌خواهد به گفتگو خاتمه دهد.

به یاد داشته باشید که پایان غیر منتظره‌ی یک جلسه، ممکن است فرصت جمع بندی نهایی بحث را از طرف مقابل بگیرد. لذا مطمئن شوید که وی زمان کافی برای این کار دارد. زمان‌های پایانی گفتگو، زمان مناسبی است تا در خصوص نحوه ارتباطات در آینده توافق شود. رعایت هنجارها و آداب و رسوم اجتماعی در هنگام خاتمه جلسه باعث می‌شود تا افراد با خاطره‌ی خوبی جلسه را ترک کنند و برای جلسات بعدی با حس مثبتی حاضر شوند.


    “Being effective is about doing the right things, while being efficient is about doing the things in the right manner.”

 


[1] Agile

[2] Value

[3] - ارزش‌هایی که Kent Beck در ویرایش اول کتاب خود مطرح نمود چهار ارزش بودند ولی در ویرایش دوم کتاب Extreme Programming Explained ارزش پنجم یعنی Respect به چهار ارزش قبلی اضافه شد.

[4] Communication

[5] Simplicity

[6] Feedback

[7] Courage

[8] Respect

[9] Interactions

[10] Verbal Communication

[11] non-verbal behaviors

[12] Adler, R., Rosenfeld, L. and Proctor, R. (2001) 
Interplay: the process of interpersonal communicating (8th edn), Fort Worth, TX: Harcourt.